A meetingek típusai
A meetingek fontosak az aktív kommunikáció és az érdekek egyeztetése szempontjából, azonban nem minden meeting elég hatékony és produktív ahhoz, hogy időt és energiát fektessünk bele.
Ezért fontos, hogy tisztában legyél azzal, hogy milyen típusú meetingek vannak, és hogyan lehet ezeket célirányossá tenni.
Az egyik leggyakoribb típusú meeting a tájékoztató meeting, amely során az információ áramlása a kulcsfontosságú tényező. Ez általában azért fontos, hogy mindenki ugyanazt az tájékoztatást kapja, és egyértelműek legyenek a kitűzött célok és a feladatok. Az ilyen típusú meetingeken azonban könnyen elmerülhetsz a részletekben, ezért, hogy tömören és lényegre törően kommunikálj.
A másik típusú meeting a döntéshozatali meeting, amely során üzleti döntésekről van szó. Ez a meeting általában egy előzetes tervezéssel indul, amely során összegyűjtöd az információkat, és meghatározod a lehetőségeket és az alternatívákat. Az ilyen típusú meetingen fontos, hogy megállapodjatok a folyamatban és az időzítésben, valamint az egyes döntések meghozatalához szükséges követelményekben.
A harmadik típusú meeting a problémamegoldó meeting, amely során a problémák megoldása a feladat. Az ilyen típusú meetingek során a legfontosabb, hogy a problémát, illetve annak okát és jellegét tárd fel, mielőtt bármilyen megoldást javasolnál.
A hatékony meeting aranyszabályai
Milyen szabályokat érdemes követned, hogy minden találkozóból kihozhasd a maximumot?
Az első és legfontosabb szabály az, hogy csak akkor szervezz meetinget, ha tényleg szükséges. Ha egy problémát vagy döntést e-mailben vagy telefonon is meg lehet beszélni, akkor nem kell megtartani egy részletes találkozót. Ha mégis létfontosságú, akkor határozd meg pontosan az időtartamot és a napirendet.
A második szabály, hogy mindig határozd meg a meeting célját. Azok a találkozók, amelyekre nincs egyértelmű célkitűzés, általában csak elvesztegetett idők. Minden találkozóra készülj fel előre, és add meg a konkrét célokat és az elvárt eredményeket. Ez lehetővé teszi, hogy tudatosan vezesd a beszélgetést és kevesebb ideig tartson.
A következő szabály a megfelelő résztvevők kiválasztása. Tartsd szem előtt, hogy mindenki jelenlétének oka legyen, és a találkozón tudjon hozzátenni valami értékeset. Ha valaki nem tud hozzájárulni a megbeszéléshez, akkor nem szükséges, hogy ott legyen.
Ezután a legjobb, ha rögzíted az ügyrendet. A pontos és egyértelmű napirend biztosítja, hogy mindenki tisztában legyen az előkészületekkel, és a találkozó zökkenőmentesen haladjon. Fontos, hogy az ügyrendet minden résztvevő előzetesen megkapj
A következő fontos szabály, hogy legyen egy időkeret a megbeszélésre. A találkozó kezdete és vége legyen rögzítve, és tartsd magad az ütemtervhez. Figyelj arra, hogy ne halogasd el a döntéseket, és ne térj el az ügyrendtől se.
Ha már megvan az időkeret, akkor azonban érdemes rugalmasnak lenned. Nem lehet mindig pontosan tartani az időkeretet, ha pedig felmerül egy kritikus kérdés vagy probléma, akkor érdemes időt szánnod rá.
Végül pedig az egyik legfontosabb szabály a megbeszélés utáni értékelés. Minden találkozó után érdemes összefoglalnod a megbeszélt pontokat, az eldöntött kérdéseket és a következő lépéseket. Ez lehetővé teszi, hogy tisztán lásd a további feladatokat és lehetőségeket.
Összességében tehát a meetingek eredményessége szorosan összefügg a megfelelő előkészületekkel, a célok és az időkeret meghatározásával.
Reméljük, hogy ezek a tippek és tanácsok a segítségedre lesznek a vállalati meetingek lebonyolításában.
E-commerce tanácsadás / Mentorprogram